Nykyaikainen kulunhallinta

Mitä tarkoittaa kulunhallinta?

Moderni kulunhallinta tarkoittaa automaattisesti muodostuvia, määräaikaisia kulkuoikeuksia, laadukkaita ulkonakin toimivia laitteita sekä helppoa ylläpitoa. Kulunhallinta on kiinteä osa kiinteistön toiminnallisuutta mutta käyttökokemuksen kannalta varsin tärkeä osa. Digitalisoitumisen myötä kiinteistöjen kulunhallinta on kehittynyt ja kehittyy kovalla vauhdilla.  

Neljä tärkeintä asiaa kulunhallintajärjestelmän valintaan

  1. Laitteiden ja ohjelmiston toimintojen sopivuus sekä integroitavuus

Kun kulunhallintaa ollaan valitsemassa on tärkeää tunnistaa, millainen käyttötarve on. Vaatiiko esimerkiksi kiinteistön toiminnan luonne kaksivaiheista tunnistautumista ovia avattaessa. Eli tilannetta jossa ovesta kulkevalla tulee olla koodi ja fyysinen kulkutunniste jotta ovi avautuu. Tai onko esimerkiksi kiinteistön loppukäyttäjät vieraita joiden palvelukokemus on kiinni sujuvasta pääsystä kiinteistöön. Tällainen esimerkki voi olla majoituskiinteistö tai vaikka itsepalveluvarasto. 

Kulkuoikeuksia voi hallita manuaalisesti mutta tärkeää on myös löytää sellainen toimittaja, jonka ohjelmisto on ketterästi ja kohtuullisin kustannuksin integroitavissa Asiakkaiden omiin järjestelmiisi. 

  1. Käytettävyys ja helppokäyttöisyys

Kun kulunhallintajärjestelmä toimii laadukkaasti, on sen käyttäminen helppoa. Parhaimmillaan kulunhallintajärjestelmä on integroitu esimerkiksi varausjärjestelmään jolloin tilan käyttäjä saa käyttöönsä koodin vain oman varauksen ajaksi. Tällöin sujuva kulunhallintajärjestelmä parantaa asiakkaan palvelukokemusta. Palvelukokemus on yleensä hyvä kun asiakkaan odotukset saadaan ylitettyä. Helpolla sisäänpääsyllä on tässä tärkeä rooli. Sanna Larjovaara kertoo vuonna 2014 tehdyssä maisterin tutkinnon tutkielmassa: “Palvelujen automatisoinnin vaikutus asiakastyytyväisyyteen”, että “Asiakkaiden itsepalvelun käyttökokemuksia tutkittaessa on havaittu, että mikäli asiakas kokee saavansa jotain hyötyä itsepalvelun käytöstä, hän todennäköisemmin käyttää sitä verrattuna siihen, mikäli hän ei huomaa palvelun hyödyttömyyttä (Davis et al., 1989).” Sanna Larjovaaran tutkielma on erittäin mielenkiintoista luettavaa, kannattaa lukaista.
https://aaltodoc.aalto.fi/server/api/core/bitstreams/12c4af81-adc7-4334-8b59-cc235e785d74/content

  1. Tietoturva

Kulunhallintajärjestelmän täytyy olla tietoturvallinen. Nyky teknologioilla tietoturvan ylläpitäminen on yksi työmäärällisesti merkittävimmistä ylläpidon osa-alueista. Ohjelmistojen tietoturvaa tulee päivittää jatkuvasti ja laitteiden tulee olla suunniteltu tietoturvallisiksi. Oleellisen vastuun myös kulunhallintajärjestelmien tietoturvallisuudesta kantavat järjestelmän hallinnoijat ja käyttäjät. Onkin tärkeä luoda järjestelmä joka ei vaadi (ellei erityistä tarvetta) erillistä avainta ja että tarvittaessa vääriin käsiin joutunut pääsyoikeus voidaan nopeasti keskeyttää. Toisaalta koko ajan enemmän on kiinteistöjä ja tiloja joissa tietoturvan vuoksi tarvitaan sisäänpääsyyn sekä koodi että avain/kulkutunniste. Kaksinkertainen tunnistautuminen lisää turvallisuutta.

  1. Ei “vendor lock”ia

Kulunhallintajärjestelmä voi olla myös kriittinen ja keskeinen osa liiketoimintaasi. Kun hankit Yrityksellesi sopivaa järjestelmää on suuri vaara hankkia hyvältä näyttävä ja vaikka edullinenkin järjestelmä, jonka ylläpitokustannukset nousevat korkeiksi. Toisaalta nykyaikaisilta järjestelmiltä on lupa odottaa korkeaa toimintavarmuutta mutta on olemassa kokemuksia joissa varaosien hankinta on maksanut hurjia summia. Kun olet kulunhallintajärjestelmän valinnut, varmistu myös siitä, että ylläpidon kustannukset ovat ennakoitavissa. Parasta olisi jos järjestelmän toimittaja uskaltaa itse ottaa ylläpitovastuun järjestelmästä. 

Jos haluat vaihtaa kulunhallintajärjestelmää saattaa vaihtokustannus nousta merkittävän suureksi. On olemassa siis mahdollisuus sille, että olet tyytymätön kulunhallintajärjestelmääsi ja se ei toimi haluamallasi tavalla mutta vaihtaminen maksaa liikaa. Sopimus kannattaa tehdä toimittajan kanssa niin, että palvelun toimittajan vaihtaminen ei muodostu liian suureksi riskiksi tai liian kalliiksi. 

Fisafe on täysiverinen kulunhallintajärjestelmä joḱa tarjoaa turvallista ja helppokäyttöistä kulkua kiinteistö erilaisiin oviin. Järjestelmä on integroitavissa erilaisiin varausjärjestelmiin mutta voit myös hallita kulkua Fisafen käyttöliittymän kautta. 

Kerromme mielellämme lisää kulun hallinnasta ja tarjoamme mielellämme maksuttoman kartoituskäynnin. Kysy lisää Marko Sivula

Fisafen kulunhallintajärjestelmää käytetään jo lähes 4000:ssa ovessa ympäri pohjoismaita. Ovia avataan noin 600000 kertaa kuukaudessa eli noin 20000 kertaa päivässä. Meillä on vankka kokemus laadukkaan kulunhallinnan toteuttamisesta. 

Hakusanat: Kulunhallinta, kulunvalvonta, sähkölukko, näppäinlukko, pin-koodi, lukitus, kiinteistöturvallisuus